Unternehmens-Social-Media gesund gestalten

Kommunizieren von jedem Ort und zur jeder Zeit, Wissen bündeln, Menschen vernetzen, Austausch ermöglichen über sämtliche Grenzen hinweg – die Digitalisierung macht’s möglich. Oder besser noch: Social Media macht’s möglich. Denn über Soziale Netzwerke und Plattformen können noch mehr Menschen gleichzeitig kommunizieren, selber Inhalte erstellen und verbreiten.

Den Nutzen von Social Media haben auch Unternehmen erkannt. Je nach Studie nutzen rund 40 bis 60 Prozent der deutschen Betriebe Social Media. Neben Bereichen wie Marketing, Kundenkommunikation oder Recruitment gewinnen soziale Online-Netwerke auch für die interne Unternehmenskommunikation zunehmend an Bedeutung. Laut der Studie Enterprise 2.0 sind die Hauptziele der Unternehmen, die interne Social Media einsetzen, die Verbesserung der Kommunikation und Zusammenarbeit, das Verfügbarmachen und Speichern von Wissen sowie eine Steigerung der Produktivität.

Schneller vernetzen

Beliebte Tools für die interne Kommunikation 2.0 sind Virtual Meetings, Kollaborationsplattformen, interaktives Intranet, Instant Messaging und soziale Unternehmensnetzwerke. Aber auch Podcasts, eigene Unternehmens-Wikis und Corporate-Blogs kommen zum Einsatz. Für Unternehmen ermöglichen diese Tools, dass sie leichter länderübergreifend im 24-Stunden-Modus kommunizieren können, sie – wenn Mitarbeiter selber posten – immer ein Ohr an den Belangen der Belegschaft haben und Experten sich über Organisationsebenen hinweg austauschen können.

Das kann im Idealfall einen Gewinn für die gesamte Unternehmenskultur bedeuten: erleichterte Arbeit, flexible Abstimmung, übersichtliche Projektbearbeitung, eine Reduktion der E-Mail-Flut, flache Hierarchien, Transparenz, Partizipation.

Fallstricke des Intranets

Allerdings tritt der Idealfall nicht immer ein. Und viele der möglichen positiven Effekte können sich ins Gegenteil wandeln. Wo interne Social Media für einige Mitarbeiter einen deutlichen Mehrwehrt bieten, können andere vielleicht keinen Nutzen erkennen. Transparenz und Selbstdarstellung können auch als Kontrolle gewertet werden, geteiltes Wissen Konkurrenz schüren, das digitale Miteinander Konflikte mit sich bringen. Das zeigt das Forschungsprojekt „Arbeit 2.0. Neue Anforderungen an Beschäftigte und ihre Interessenvertretungen im Umgang mit Social Media“, das eine Wissenschaftlerin der Technischen Universität Hamburg-Harburg in Zusammenarbeit mit der Hans Böckler Stiftung durchgeführt hat.

Die Forscherin hat Beschäftigte und Interessenvertretungen in unterschiedlichen Unternehmen interviewt, um herauszufinden, wie sich die Arbeitsbedingungen durch unternehmensinterne Social-Media-Angebote verändern. Ihre Auswertung zeigt, dass diese Angebote nicht für alle Beschäftigten ein Gewinn waren. Statt einer Arbeitserleichterung spürten manche eine Zusatzbelastung, wie die Rückmeldung eines Interviewten zeigt: „Die Anzahl der Mails reduziert sich nicht, nur dass ein zusätzliches Medium geschaffen wurde, das ich jetzt auch noch beglücken muss. Wir sind alle dermaßen angespannt und der Termindruck ist enorm.“

Auch die Kommunikation verläuft online nicht immer reibungslos. Einige Themen lassen sich im persönlichen Gespräch besser und freundlicher klären. Ein weiteres Phänomen ist, dass interne Social-Media-Angebote flache Hierarchien bestärken, aber gleichzeitig andere Hierarchiearten aufbauen können: Nämlich zwischen den technikaffinen, besonders digital aktiven Mitarbeitern und jenen, die zu stillen Beobachtern werden und sich in manchen Fällen ausgeschlossen fühlen. Die Studienautoren betonen daher, dass es wichtig ist, bei der Implementierung interner Social Media alle Mitarbeiter ins Boot zu holen und – zum Beispiel durch Schulungen und Trainings – mögliche Spannungsfelder abzubauen. jbr

Info
Auch Angebote des Betrieblichen Gesundheitsmanagements können in die interne Social Media eingebunden werden. Gesundheitsinformationen im Intranet, Austausch in Foren und Sportgruppen oder digitale BGM-Challenges sind Beispiele hierfür.

Best practice:
Das Technologieunternehmen Siemens führte vor zehn Jahren eine Reihe unterschiedlicher Social-Media-Instrumente ein und evaluierte dieses Projekt. Ziel war es, eine länder- und bereichsübergreifende Wissensvernetzung zu organisieren. Hierzu wurden durch Foren, Blogs, Wikis und Mitarbeiter-Profilen eine Art digitale Gelbe Seiten geschaffen. Mit ihnen konnten die Beschäftigten unkompliziert Experten zu fachspezifischen Themen finden. Das Ergebnis: Probleme konnten schneller und qualitativ hochwertiger gelöst und Kundenfragen optimiert werden. Die erhöhte Transparenz und Vernetzung führte außerdem dazu, dass die Zufriedenheit und Mitarbeiterbindung gestärkt wurde.

Interne Social Media ohne Stress implementieren

•    Schulung: Damit interne Social-Media-Angebote für Beschäftigte nicht zum Stressfaktor werden, sollten Unternehmens professionelle Trainings anbieten.
•    Extra-Zeit: Mitarbeiter sollten Zeitkontigente bekommen, die es ihnen erlauben, sich diese Tools anzueignen.
•    Zielgruppen beachten: Die Angebote müssen so gestaltet sein, dass alle Mitarbeiter unabhängig von Aufgabe, Alter oder Technikaffinität sie nutzen können.
•    Freiwilligkeit festlegen: Sprechen Sie klar aus, dass es kein Muss ist, sich in Foren und Co. auszutauschen.
•    Experten nominieren: Weisen Sie in jedem Team einen besonders digital-affinen Social-Media-Experten aus, der Kollegen bei Fragen helfen kann.